“Falen om te plannen betekent plannen om te falen” leerde ik ooit van mijn businesstrainer. Als je iets significants gedaan wilt krijgen, moet je het eerst op papier zetten. Waarom dan toch nog meer informatie over planning – en wat heeft Parkinson hiermee te maken?
Niemand houdt ervan, en toch weten we allemaal dat het werkt: plannen. Wanneer je een planning maakt van je dag, je week of een project, ben je doorgaans beter voorbereid, werk je effectiever en vaak efficiënter, en bespaar je onnodige tijdverspilling, omdat je weet wat de volgende stappen zijn. Klinkt aannemelijk, nietwaar?
Toch is er meer aan dit verhaal dan je zou denken. En precies om deze reden heb ik dit artikel voor je geschreven.
Ik ben zelf niet de beste planner. Ik hou niet van plannen, beleef er geen voorpret aan, maar weet dat het maken van een planning me wel helpt. Immers, het heeft me de New York Marathon finishlijn opgeleverd, mijn boeken “Geef Nooit Op” en “Onbegrensd”, en natuurlijk, laten we niet vergeten, een aantal van mijn beste vakanties ooit.
Ik doe het, maar ik hoef het niet leuk te vinden
De reden waarom we “lijden” aan “planning paralysis” is omdat we zelden de directe voordelen ervan ervaren. Het wordt gezien als een saaie, tijdrovende en nagenoeg nutteloze activiteit (ondanks beter weten is dit toch hoe we ons erover voelen), wat leidt tot weerstand. Tenzij planning tot de dagelijkse rituelen behoort, of aanzienlijk leuker gemaakt kan worden, blijft de universele indruk dat het niet meer is dan een taak die uitgevoerd moet worden, zoals ook de belastingen gedaan moeten worden.
Hoe je ook denkt en voelt over plannen, er zijn diverse valkuilen welke goed zijn om te vermijden, en in dit artikel deel ik twee grote, doch onbekende valkuilen met je.
De Planning Fallacy
Kijk niet vreemd op als je nog niet eerder van de Planning Fallacy (letterlijk vertaald met bedrieglijkheid) hebt gehoord. Dit is een fenomeen dat een optimistische aanname vertoont over de hoeveelheid tijd die het kost om een toekomstige taak af te ronden, zelfs als je weet dat eenzelfde of soortgelijke taak in het verleden meer tijd heeft gekost dan geanticipeerd.
Uit een enquête in 1997 onder Canadese belastingbetalers kwam naar voren dat ze hun aangiftes gemiddeld een week later indienden dan dat ze voorspeld hadden. Ze hadden geen misconceptie over hun voorgaande aangiftes, maar verwachtten wel dat ze het de volgende keer sneller zouden doen. Dit illustreert een belangrijke eigenschap van de planning fallacy; dat mensen herkennen dat hun voorgaande voorspellingen overoptimistisch waren, terwijl ze bleven volhouden dat hun huidige voorspellingen realistisch waren.
Als je weet dat je de laatste keer dat je je huis wilde opruimen er een dag voor uitgetrokken had, en erachter kwam dat het je uiteindelijk twee dagen kostte, dan heb je volgens de planning fallacy een groter risico om, ondanks je ervaring uit het verleden, de volgende keer dat je een plan maakt om je huis op te ruimten toch nog optimistischer te zijn over hoeveel tijd het je gaat kosten.
Er zijn diverse voorbeelden te vinden, maar één van de meest herkenbare is waarschijnlijk die van de Eurofighter straaljager. Dit Europese defensieproject duurde zes jaar langer dan gepland en kostte uiteindelijk €12 miljard meer dan berekend.
Parkinson’s Law
Dit brengt me bij de wet van Parkinson. Parkinson’s Wet is het gezegde dat “werk toeneemt naar verhouding van de hoeveelheid tijd om tot voltooiing te komen”
Parkinson’s Wet correleert met diverse andere uitspraken, waaronder
- Als je wacht tot de laatste minuut, dan kost het je maar een minuut om het voor elkaar te krijgen.
- Werk trekt zich samen tot de tijd die je het geeft
- In tien uur per dag heb je twee keer zo veel tijd om achter te raken op je commitments dan met vijf uur per dag.
- Data breidt zich uit tot de hoeveelheid beschikbare opslagruimte
Deze laatste is voor mij persoonlijk meer dan waar; ongeacht de hoeveel Cloud-storage waarover ik beschik, ik gebruik het uiteindelijk allemaal.
Met name ten aanzien van tijd is Parkinson’s Wet goed om in je gedachten te houden, omdat het aangeeft dat veel taken precies zoveel tijd kosten als dat er voor uitgetrokken is. Wanneer je dus geen deadline voor jezelf stelt, of je zegt iets als “Dit jaar ga ik mijn eerste blogartikel schrijven”, dan geef je jezelf zoveel tijd, dat het ook makkelijk een jaar kan duren eer je één blog geschreven hebt.
De Planning Fallacy zegt dat we qua tijdsindeling te optimistisch zijn over hoe snel we iets af kunnen krijgen in de (nabije) toekomst. Parkinsons’s Law zegt dat alle beschikbare tijd gebruikt wordt om een bepaalde taak volbracht te hebben.
Wat Je Nu Kunt Doen
Om de planning fallacy te reduceren en Parkinsons Wet niet de overhand te laten krijgen, is het maken van concrete plannen waarin je exact weet hoe, waar en wanneer je iets doet essentieel. Uit onderzoek is gebleken dat een dergelijke aanpak een groter bewustzijn over het hele project laat zien. Hoewel je aanvankelijk een grotere hoeveelheid optimisme creëert, wordt het tegelijkertijd gezien als een expliciete vergroter van je doorzettingsvermogen door je te committeren aan het voltooien van je project. Deze concrete plannen worden implementatie intenties genoemd.
Naast deze implementatie intenties doe je er ook goed aan om voorafgaand meer tijd in te bouwen voor onvoorziene omstandigheden. Wees niet te ruim, maar ook niet te krap met je tijdsindeling, en maak een persoonlijke commitment om je doel te bereiken.
Eén van de meest belangrijke punten die ik zelf op de voorgrond zet bij het maken van een doel om een project voor een bepaalde tijd af te hebben, is het vinden van mijn “Wat”. Dit is je interne beweegreden, ofwel je persoonlijke motivatie om te doen wat je wilt doen.
Ervaring heeft me geleerd om een duidelijke reden te hebben om een bepaald project of bepaalde taak voor een bepaalde tijd af te hebben. Deze reden noem ik mijn intrinsieke motivatie, en deze staat los van elke materiële uitkomst of beloning.
Ik denk dat mijn trainer toch een goed punt had, toen hij zei dat als je faalt om te plannen, je ook plant om te falen. En hoewel we allemaal de ervaring door onze aderen moeten voelen stromen, is het evenmin geen overbodige luxe om wat extra kennis en kunde in pacht te hebben voordat je van start gaat.
Wat zijn jouw ervaringen met de planning fallacy en/of Parkinsons Law? En welke tip heb jij om je tijd beter te benutten om effectiever, efficiënter en op een betere manier jouw doelen te bereiken?
Laat hieronder jouw comment achter, en ik kom er zeker bij je op terug.
Op jouw succes,
Robert
