Time-management

Gisteren heb ik het gehad over hoe je je focus behoudt tijdens werkzaamheden. Vandaag wil ik je graag een tool meegeven die je in staat stelt om snel, makkelijk en effectief zaken af te handelen: Prioriteiten stellen. En hoe doe je dat beter met een effectieve manier van time-management?

Prioriteiten stellen houdt in dat je van het geheel aan taken de meest belangrijke kiest en je die als eerste afhandelt. Een belangrijke tool daarbij is timemanagement. Want hoe zorg je er nu voor dat je de belangrijkste zaken niet uren achtereen aan het doen bent, zodat je andere, net zo belangrijke zaken achterwege moet alten?

Een paar jaar geleden ontdekte ik in een training de volgende tool, die ik graag met je wil delen. Het werkt als volgt;

• Neem een a4 papier en verdeel deze in 4 vlakken door horizontaal en verticaal in het midden een streep te trekken.
• Aan de linkerbovenkant schrijf je Belangrijk/Urgent
• Aan de rechterbovenkant schrijf je Belangrijk/Niet Urgent
• Aan de linkeronderzijde schrijf je Niet Belangrijk/ Urgent en
• Aan de rechteronderzijde schrijf je Niet Belangrijk/Niet Urgent.

In elk van deze kaders zet je de zaken die jij als dusdanig categoriseert. Een administratief brandje dat je moet blussen plaats je bijvoorbeeld in het kader Belangrijk/Urgent. Een opdracht die je volgende week wilt afronden valt dan bijvoorbeeld beter Belangrijk/Niet Urgent. Elk item schrijf je op een geel Post-It blaadje (zo’n geel plakding). Wees er zeker van dat je maar 1 item per Post-It gebruikt. Zorg er vanaf nu ook voor dat je van een voorraadje hebt op je bureau, zodat je niet mis grijpt wanneer er een nieuw item bijkomt.

Vervolgens plak je elke Post-It op het daarvoor bestemde vlak.

In vlak 1 (Belangrijk/Urgent) zet je activiteiten neer die je zou kunnen omschrijven als een crisis, een drukkende zaak, problemen of deadlines.

In vlak 2 (Belangrijk/Niet Urgent) plak je items als planningen, voorbereidingen, preventieve maatregels, het bouwen van sociale contacten.

In vlak 3 (Niet Belangrijk/Urgent) plak je Post-Its die te maken hebben met onderbrekingen of lange termijn gebeurtenissen die noch je tijd noch je acute aandacht vragen.

In vlak 4 (Niet Belangrijk/Niet Urgent) plak je activiteiten die ervoor zorgen dat je geen verantwoordelijkheden hoeft te nemen en die je nagenoeg niets opleveren (tv kijken, gamen etcetera).

Wat je nu gemaakt hebt is een overzicht van zaken die je nu per categorie kunt afwerken én afstrepen. Want dat is het leukste van dit allemaal. Dat je fysiek op je papier een dikke vette streep kunt zetten door de taak die je net hebt voltooid en vervolgens de Post-It memo kunt verkreuken en in de prullenbak kunt gooien. Persoonlijk moet ik bekennen dat dit mij ontzettend veel genoegdoening geeft.

Hoe je te werk gaat
Nu je de 4 categorieën ingevuld hebt met zaken die voor jou belangrijk en of dringend zijn is het belangrijk dat je begint met de eerste categorie: Belangrijk/Dringend.  Elk van de items binnen die categorie werk je dan af totdat alles is doorgestreept, weggegooid en het vlak dus leeg is. Het kan zijn dat er tussendoor nog een extra item bijkomt. Geen probleem! Zet hem in je lijstje erbij en werk hem af zodra het kan.

Wanneer je eerste categorie ‘leeg’ is (dus je hebt alles doorgestreept en weggegooid), dan stap je over naar vlak 2. Deze tweede categorie (Belangrijk/Niet Dringend) wordt nu je eerste categorie, en daarmee zorg je ervoor dat je langzaam aar zeker vooruit kunt gaan werken.

Persoonlijk categoriseer ik de vierde categorie Niet Belangrijk/Niet Urgent met bezigheden als televisie kijken, gamen, doelloos over het internet browsen en dingen die er niet toe bijdragen in mijn ontwikkeling, persoonlijk noch zakelijk. Deze activiteiten, mocht ik enkele ervan willen doen, bewaar ik soms voor momenten waarop ik mijn geest en lichaam wil ontspannen, meestal in de avond (hoewel ik zelfs dan er nog liever voor kies om een andere activiteit te doen).

Om je een beetje op weg te helpen, kun je door op deze link te klikken een template downloaden waar je deze time-management tool kunt downloaden. Print hem uit en ga ermee aan de slag. Zodat je sneller jouw to-do’ zaken kunt afhandelen alsook je doelen kunt realiseren.

Want ook deze methode werkt uitstekend voor het stapsgewijs behalen van je doelen!

Go for it  dus!

Op jouw succes!

Robert