Rapport

Een aantal weken geleden was mijn moeder jarig. Een leuke happening, maar helaas voor mij kon ik er op de dag zelf niet bij zijn. Daarom besloot ik om het eerstvolgende weekend de trein te pakken om mijn moeder te kunnen feliciteren. Een flinke afstand, want mijn ouders wonen sinds een tijd net over de grens in België, en dat is niet echt een afstand die je zo overbrugt. Even langswippen voor een kop koffie zit er dus niet in. Mijn plan: tijdens de twee en een half uur durende treinreis zou ik me dan goed kunnen focussen op mijn werk (onder meer mijn marathon), en dus zou ik dan mijn tijd zo nuttig mogelijk besteden. Tijdens de treinreis echter, ontstond een bijzonder verschijnsel…

Een goede intercitytrein heeft lekker zittende stoelen, zelfs voor de tweede klas. Het blauwe en grijze leer zit goed, en meestal kun je, mits de trein niet stampvol is, ook nog kiezen tussen een tweezitter, of een vierzitter. Bij vierzitters heb je dan nog een klein tafeltje ter beschikking, dat onderaan het raampje ruimte biedt voor je kop koffie, een broodje, en je telefoon. Aangezien ik vanaf Amsterdam nog zeker twee uur te reizen had, koos ik voor het comfort, en besloot een vierzitters gedeelte te pakken in een bijna lege coupé.

Ontspannen rust, onafgeleide focus en innerlijke passie zorgden ervoor dat ik het eerste uur van mijn reis zeer voorspoedig verliep. Ik was over de helft van mijn nieuwe blog en ondertussen kwamen er diverse ideeën in me naar boven betreffende andere onderwerpen voor bij mijn blogmarathon. De tijd leek te vliegen en de woorden leken bijna vanzelf op het scherm te komen… totdat ik in Utrecht aankwam.

De trein minderde vaart en de machinist of de conducteur riep over een te schelle luidspreker om dat ‘het volgende station Utrecht Central is’ en dat ik vooral niet moest vergeten uit te checken indien ik met de OV-chipkaart reisde. Een stilte. Hoewel ik uit mijn focus gehaald was, deed ik nog even een verwoede poging om weer terug in mijn flow te komen, maar dat werd tevergeefs en abrupt onderbroken toen de machinist zijn verhaal vervolgde. “…reizigers voor de richting Rotterdam kunnen overstappen op spoort… en reizigers voor de richting Schiphol, u dient hier de bus te nemen in verband met… Deze trein zal verdergaan in de richting van…” Mijn zen-achtige, meditatieuze toestand was als een gazen glas dat tegen de muur wordt gesmeten versplinterd in duizend stukjes. Weg focus, weg zen, weg flow, weg creativiteit.

Om de boel nog eens erger te maken kwamen er tientallen mensen de trein binnenstappen. Net nu ik zo lekker rustig in mijn eigen wereldje zat! Het voltooien van mijn blog kon ik wel vergeten nu, want tegenover me – in het vierzittersgedeelte van de coupé – kwamen nu een man en een vrouw zitten, die klaarblijkelijk bij een groep van zes hoorden, want de overzijde van mijn vierzittersgedeelte werd in één klap  gevuld.

Al pratend en lachend hoorde ik hun zuidelijke accent, dat mij deed vermoeden dat het ofwel mensen uit Brabant waren, ofwel uit Limburg. Hun zachte ‘g’ hoorde ik in bijna elke zin en alsof de duivel er mee speelde, mijn associaties met zotte biertjes en gelagkamers werden als een beamerprojectie in mijn visuele cortex tentoon gespreid.

Werken kon ik nu dus wel vergeten, maar een klein testje of onderzoekje kon ik natuurlijk wel uitvoeren. Ik besloot het volgende te doen:

Langzaam observeerde ik vanachter mijn laptop één van de personen van de groep. Ik had mijn oog op de dame die schuin tegenover mij zat en nietsvermoedend aan het praten was met haar groepsgenoten. Haar lichaamstaal was duidelijk aanwezig, hoewel het niet overdreven was: ze praatte met haar handen en bewoog haar hoofd veel, al dan niet lachend om de inhoud van haar verhaal.

Om me langzaam maar zeker, doch onopvallend te ‘mengen’ in hun gezelschap, besloot ik om zonder woorden mijn eigen lichaamstaal te synchroniseren met dat van de gespreksleider, in dit geval de dame schuin tegenover me. Telkens wanneer zij bijvoorbeeld haar hand door haar haar heen haalde, deed ik dat op een ongeveer zelfde manier. Ik draaide dan aan een krulletje, verstopte een plukje achter mijn oor – iets wat qua houding overeenkomt met dat wat mijn gesprekspartner aan het doen was. Als zij met haar hand voor haar mond zat, krabde ik even aan mijn kin. Net zo lang totdat zij weer iets anders deed.

Op deze manier kopieerde ik haar lichaamstaal, zonder dat ik daar heel opvallend exact hetzelfde aan het doen was. Het was natuurlijk niet de bedoeling om door de mand te vallen. En dit ging me vrij goed af moet ik zeggen. Na een tijdje kon ik enkele van haar gebaren overnemen zonder dat het raar was dat we hetzelfde deden. Meestal wachtte ik dan een paar seconden, maar over het algemeen lukte het me om binnen een seconde of vijf haar lichaamstaal te repliceren.

Dit gedrag heeft pacing. En het wordt heel veel gebruikt door salespersonen (autoshowrooms, verzekeringsmaatschappijen, coaches, maatschappelijk werkers; you name it!).

Wat je doet is namelijk iemand ‘volgen’ in zijn of haar natuurlijk gedrag, en daarmee nodig je als het ware jezelf uit om toegang te krijgen tot de veilige cirkel die een persoon vaak om zich heen heeft. Het idee is simpel: als ik hetzelfde doe als wat jij doet – qua lichaamshouding, qua woordkeus, tonaliteit, volume, intonatie, etcetera – dan stem ik af op de golflengte waarop jij je bevindt. En omdat die golflengte voor jou op dat moment prettig aanvoelt, vergroot ik daarmee de kans dat ik ook prettig aanvoel bij jou, door dezelfde handelingen uit te voeren die je zelf ook doet.

Dit hele proces is ook wel bekend als rapport maken. Je spiegelt de ander in zijn of haar handelingen, net zo lang totdat je voelt dat je op eenzelfde golflengte zit. Soms kan dat een tijdje duren, een andere keer heb je het in no time te pakken. De kunst is om het niet overdreven te doen, maar juist natuurlijk te laten verlopen. Een goede manier is daarom om er ook niet volledig gefocust op te zijn hoe iemand doet, maar enkel te registreren wat de ander doet, en zo nu en dan eens meegaan in het zichtbare gedrag (bij sommige diepe gesprekken, waarin intense emotie een hoofdrol speelt maak je over het algemeen snel rapport met iemand; je voelt dan de ander aan, gaat mee in zijn of haar emotie, voelt deze bij jezelf – je bent één).

Rapport opbouwen heeft vele voordelen, e het is de kunst om rapport op te kunnen bouwen bij mensen die belangrijk voor je zijn; ouders, kinderen, partners, collega’s, managers, je baas. Rapport heeft namelijk als tool de potentie in zich om sneller een verdiepend contact te bewerkstelligen, dat op zijn beurt weer de mogelijke kansen kan opleveren.

Zou je manager of baas je sneller promoveren als jij een goed contact met hem hebt en hij een goed gevoel bij je heeft?

Zou je een betere samenwerking tot stand kunnen brengen met je collega als hij of zij vindt dat jij hem/haar respecteert en goed aanvoelt?

Zou de emotionele band met je partner versterkt kunnen worden als je hem/haar in zijn gedrag kunt ontmoeten, en daarmee de ander het gevoel kunt geven dat jij hem/haar echt ziet?

Het antwoord op alle vragen is JA. En rapport opbouwen met de ander is daarin een goede tool die je je zou kunnen helpen dit te realiseren.

Mijn treinreis werd ineens een stuk leuker toen ik bemerkte dat de dame schuin tegenover mij niet eens in de gaten had dat ik haar lichaamstaal overnam en ik zonder enige inmenging van mijzelf (op verbaal vlak) me tot de groep kon toevoegen. De atmosfeer in dit gedeelte van de trein was positief, en even voelde ik me bijna net zo vrij om met een zachte ‘g’ me te mengen in het gesprek. Ik denk dat als ik dat gedaan had, ik er misschien nog wel mee had kunnen wegkomen 🙂

Op ons succes!

Robert